Firmeninterne Newsletter – Vorteile für Mitarbeiter und Unternehmen

Firmeninterne Newsletter – Vorteile für Mitarbeiter und Unternehmen

Firmeninterne Newsletter – Vorteile für Mitarbeiter und Unternehmen

Gut funktionierende Teams tauschen alle relevanten Informationen für ihren Arbeitsalltag stets miteinander aus… sollte man meinen. Doch die unternehmensinterne Kommunikation zwischen Tür und Angel und selbst per Telefon und E-Mail hat durchaus ihre Lücken. Sie erreicht längst nicht alle, so wie manche Abteilungsleiter oft denken. Denn wo Menschen involviert sind, da menschelt es und da spielen auch soziale Fähigkeiten und Befindlichkeiten eine Rolle. Letztlich werden auch nicht alle Informationen von allen als gleich wichtig erachtet, sodass sie schlichtweg nicht in alle Abteilungen weitergetragen werden.

Je größer das Unternehmen, umso wichtiger wird es daher, eine zentrale Kommunikationslösung zu finden, die alle erreicht. Die einfachste Methode dazu ist der firmeninterne Newsletter für Mitarbeiter.

Mit einem firmeninternen Newsletter können

  • alle Mitarbeiter in allen Abteilungen direkt informiert werden
  • Change-Prozesse laufend begleitet werden
  • die Identifikation mit dem Unternehmen gestärkt werden
  • die Zufriedenheit im Team gefördert werden
  • neue Mitarbeiter schneller integriert werden
  • Mitarbeiter zu Multiplikatoren für das Unternehmen gemacht werden
  • Projekterfolge und Innovationen kommuniziert werden

Welche Themen lassen sich im Newsletter an Mitarbeiter kommunizieren?

Grundsätzlich gilt auch für den firmeninternen Newsletter, dass der Inhalt gut ausgewählt werden sollte, damit die Empfänger diesen stets aufmerksam lesen. So sollte der interne Newsletter keinesfalls mit einem Wust an Informationen erschlagen, sondern einfach und schnell zu lesen sein. Auch sollte der Newsletter für Mitarbeiter keinesfalls durch banale Inhalte auffallen. Die Versender brauchen sich nichts aus den Fingern zu saugen, nur um den wöchentlichen Newsletter aussenden zu können. Weniger ist mehr!

Themen, die in firmeninterne Newsletter eingeflochten werden können, sind z. B.:

  • Neuerungen in der Unternehmensstruktur
  • Informationen zu Änderungen im IT-System
  • Neuerungen in der Unternehmenskommunikation nach außen
  • Infos zu Mitarbeiter-Benefits wie Rabatte oder Kursangebote
  • Relevante Erwähnungen in den Medien
  • Information zu technischen Störungen oder Wartungsmaßnahmen
  • Befragungen der Mitarbeiter
  • Wochenmenü der Kantine
  • Vorstellung neuer Teammitglieder
  • Geburtstage und Jubiläen
  • Neuerungen im Angebot
  • Informationen zu der Geschäftsbeziehung zu wichtigen Kunden
  • Informationen zur Teilnahme an Messen und Events

Immer wiederkehrende und nützliche Themen wie der wöchentliche Kantinenplan lassen sich verwenden, um die Öffnungsrate des Newsletters zu steigern. Denn durch solche Inhalte lässt sich eine Routine im Newsletterlesen entwickeln, wodurch auch die anderen Inhalte stets wahrgenommen werden. Viele Themen lassen sich miteinander mischen und anschneiden. Manchmal stehen jedoch wirklich große Veränderungen im Unternehmen an, wie etwa die Auflösung einer Abteilung oder ein Wechsel im Vorstand. Dann ist es besser, nur dieses eine Thema in einem gesonderten Newsletter zu behandeln.

Welche Formate für den Mitarbeiter-Newsletter nützlich sind

Gewisse Inhalte im firmeninternen Newsletter können immer im gleichen Stil beibehalten werden. Das stärkt den Wiedererkennungswert. Doch gerade im Firmennewsletter ist Abwechslung gefragt, um ihn interessant zu gestalten. Dabei können verschiedene Formate zum Einsatz kommen:

  • Infografiken
  • Fotos
  • Collagen
  • Slideshows
  • Fact Sheets
  • Checklisten
  • Datenblätter
  • Formulare, insbesondere für Umfragen
  • Anleitungen und Pläne

Bei allen Möglichkeiten, die durch unterschiedliche Formate heute gegeben sind, sollte der Umfang des Newsletters nicht ausufern. Ansonsten ist die Gefahr groß, dass gar nicht bis zum Ende gescrollt wird. Verlinkungen oder Download-Links schaffen Auflockerung und halten den Newsletter schlank. Denn nicht für jeden Mitarbeiter ist jede Information in gleichem Ausmaß relevant.

Der richtige Zeitpunkt für den Newsletter an Mitarbeiter

Für reguläre Newsletter an Kunden, Geschäftspartner und Mitglieder der Zielgruppe gilt Mitte bis Ende der Woche als idealer Versandzeitpunkt. Beim firmeninternen Newsletter an Mitarbeiter verhält es sich jedoch anders. Hier ist es der Beginn der Woche, zu dem die Aufmerksamkeitsspanne dafür am höchsten ist. Zu Wochenanfang haben die Mitarbeiter auch am meisten Zeit für das Lesen des Newsletters. Vor allem dann, wenn er direkt in den frühen Morgenstunden versendet wird. Das Versenden muss nicht einmal manuell von einer Person erfolgen, sondern der Zeitpunkt lässt sich über ein Newsletter-System bzw. eine Email-Marketing Software für den automatischen Versand einplanen.

Ein weiterer Grund, weshalb sich der Wochenbeginn sehr gut für den Versand des Newsletters an Mitarbeiter eignet, besteht in der Wochenplanung. Denn viele Informationen aus dem Newsletter sind für die aktuelle Woche bereits wichtig. Daher ist es nur sinnvoll, diese so früh wie möglich in der Woche zu verbreiten. So können die Teammitglieder die Neuerungen bereits bei ihrer Wochenplanung berücksichtigen.

Wie oft sollte der firmeninterne Newsletter versendet werden?

Gerade in kleineren Unternehmen wird das Gestalten des Newsletters noch von der Geschäftsführung übernommen. Dies kann dazu verleiten, jede Information schnell als Newsletter zu tarnen, auch wenn eine E-Mail an einen oder einige Mitarbeiter dafür genügen würde.

Wenn aber täglich einmal oder mitunter sogar öfter ein Newsletter im Posteingang landet, kann dies den Newsletter schnell abwerten. Die Mitarbeiter bekommen dann bald das Gefühl, dass darin keine wichtigen Informationen für sie enthalten sind. In der Folge wird der Newsletter nur mehr überflogen oder gar nicht mehr geöffnet. Wichtige Infos müssen dann erst wieder über den Flurfunk weitergetragen werden.

Das soll keinesfalls das Ziel der internen Kommunikation sein. Um den Mitarbeiter-Newsletter als hilfreiches Tool der internen Kommunikation zu etablieren, gilt Qualität vor Quantität. Eine wöchentliche Aussendung ist mehr als ausreichend. Ist der Newsletter dann noch ansprechend gestaltet und gut verständlich, wird er auch gerne gelesen.

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